Ook gedurende het onderzoek, bij de afronding en erna dien je gegevens aan te leveren bij de METC. Welke dit zijn, zijn hieronder aangeven. Indien er wijzigingen in het onderzoek optreden, dan moet je dit als amendement indienen. Informatie over het indienen van amendementen is hier te vinden.
(S)AE, SUSAR, SADE
Tijdens het onderzoek kunnen adverse events (AE's) en serious adverse events (SAE's) optreden. Bij geneesmiddelenonderzoek heb je daarnaast SUSAR's (suspected unexpected serious adverse reactions). Onderzoek met een medisch hulpmiddel kent ook SADE's (serious adverse device effects). In het onderzoeksprotocol heb je in de safety paragraaf opgenomen hoe je daarmee omgaat.
In principe worden alle ernstige ongewenste voorvallen gemeld aan de METC LDD en zo nodig bij de bevoegde instantie: de CCMO (voor geneesmiddelenonderzoek en onderzoek met een medisch hulpmiddel). Op de website van de CCMO staan alle definities van bovengenoemde voorvallen en handige flowcharts voor de meldingsprocedure.
Indienen
- Multicenter onderzoek: dien als coördinerend centrum alle ernstige ongewenste voorvallen bij de METC LDD in. Dus ook die uit deelnemende centra.
- Multicenter geneesmiddelenonderzoek: dien als coördinerend centrum alle SUSARs bij de METC LDD, CCMO (als bevoegde instantie) en CBG (Eudravigilance) in.
NB: een SUSAR-melding in TOL wordt automatisch doorgezet naar Eudravigilance
- Investigator initiated onderzoek: dien de ongewenste ernstige voorvallen via ToetsingOnline in. Stuur deze niet nogmaals naar de METC LDD.
- Overige onderzoek: dien de ongewenste ernstige voorvallen via ToetsingOnline in of via de e-mail naar de metc-ldd@lumc.nl in. Dien het niet dubbel in.
Line-listings /overzichtslijsten SAEs en SUSAR's
Eenmaal per half jaar moet je een line-listing (overzichtslijst) van de SAE's en/of SUSAR's indienen bij de METC LDD. Deze lijst geeft een overzicht van alle SAE's en/of SUSAR's van het onderzoeksgeneesmiddel die zijn voorgevallen sinds de laatste update van de Investigator’s Brochure of SPC-tekst. De line-listings van SAE’s en SUSARs bij geneesmiddelenonderzoek kunnen ook worden toegestuurd in of bij de jaarlijkse voortgangsrapportages en/of veiligheidsrapportages.
Indienen
- Investigator initiated onderzoek: dien de line-listing via ToetsingOnline in. Stuur deze niet nogmaals naar de METC LDD.
- Overige onderzoek: dien de line-listing via ToetsingOnline in of via de e-mail naar metc-ldd@lumc.nl. Dien het niet dubbel in.
Voortgangsrapportage
De METC heeft als taak de voortgang van al het WMO-plichtig onderzoek te bewaken. Vanaf de datum dat het onderzoek door de METC LDD is goedgekeurd, houd je jaarlijks de METC op de hoogte van de voortgang van jouw onderzoek, ook als je onderzoek nog niet is gestart. Het is jouw verantwoordelijkheid dat je een rapportage naar de METC stuurt. De eerste rapportage moet binnen een jaar na de datum van het primaire positieve besluit ingediend worden. Indien de inclusie achterloopt, vermeld dan altijd duidelijk de redenen en wat je ondernomen hebt om de inclusie te verhogen.
Indienen
Voortgangsrapportages kunnen worden ingediend met het voortgangsformulier van de CCMO. Upload deze bij voorkeur via ToetsingOnline. De METC LDD krijgt automatisch hier een bericht van. Ook kun je - als je de voortgangsrapportage niet in ToetsingOnline uploadt - deze mailen naar metc-ldd@lumc.nl. Dien het niet dubbel in.
Veiligheidsrapportage
Voor geneesmiddelenonderzoek wordt ook verwacht dat je jaarlijks een veiligheidsrapportage of een Development Safety Update Report (DSUR) indient bij de METC en de bevoegde instantie, de CCMO. Je kunt je veiligheidsrapportage combineren met een voortgangsrapportage. Op de website van de CCMO vind je uitgebreide informatie over deze veiligheidsrapportage en waar het aan moet voldoen.
Voor onderzoeker geïnitieerd geneesmiddelenonderzoek kan een vereenvoudigde veiligheidsrapportage worden ingediend indien het geneesmiddel is geregistreerd in een van de EU/EER lidstaten én de “Summary of Product Characteristics” (SmPC) is gebruikt voor de productinformatie.
Ook voor onderzoek met medische hulpmiddelen dat onder de MDR valt, moeten veiligheidsrapportages bij de METC worden ingediend. Meer informatie hierover vind je op de webiste van de CCMO.
Let op: is jouw onderzoek naar een medisch hulpmiddel vóór 26 mei 2021 goedgekeurd door een erkende METC? Dan kan het onderzoek in lijn met de geldende wet- en regelgeving van vóór 26 mei 2021 worden voortgezet, met uitzondering van de veiligheidsrapportages. Deze moeten vanaf 26 mei 2021 voldoen aan de bepalingen in de EU-verordening medische hulpmiddelen (MDR) (artikel 80 MDR). Zie de website van de CCMO.
Data Safety Monitoring Board
Voor een onderzoek kan een veiligheidscommissie worden ingesteld om gedurende de studie de veiligheid van de proefpersonen te monitoren. De Engelse term voor zo'n veiligheidscommissie is Data Safety Monitoring Board (DSMB). Als een veiligheidscommissie wordt ingesteld, moet de samenstelling en charter van deze commissie onderdeel uitmaken van het onderzoeksdossier en worden beoordeeld door de METC LDD. In eerste instantie kun je een ongetekende charter indienen. Voordat de definitieve beoordeling door de toetsingscommissie is afgerond, dien je echter een getekende versie in te dienen. De model DSMB-charter kun je hier downloaden.
Adviezen van een DSMB worden alleen naar de opdrachtgever van de studie gestuurd. Alleen als die besluit het advies van de DSMB niet volledig op te volgen, stuurt deze het DSMB-advies naar de oordelende toetsingscommissie. In de begeleidende brief beargumenteert de opdrachtgever waarom hij een bepaald advies van de DSMB niet opvolgt. Als de oordelende toetsingscommissie meent dat daartoe aanleiding is, kan zij bepalen dat zij van de opdrachtgever altijd een afschrift van het DSMB-advies krijgt.
Opschorting van het onderzoek
Soms is er een gegronde reden om het onderzoek in het kader van de veiligheid van de proefpersonen tijdelijk stil te leggen. Dit meld je, met opgave van reden, onmiddellijk bij de METC.
Het onderzoek kan pas weer worden gestart, nadat je van de METC een positief nader oordeel hebt gekregen.
Bij geneesmiddelenonderzoek en onderzoek met medische hulpmiddelen, moet je de opschorting ook melden bij de bevoegde Instantie, de CCMO. Gebruik voor geneesmiddelonderzoek voor deze melding het EudraCT-formulier kennisgeving wijziging (B5).
Voortijdige beëindiging van het onderzoek
Als het onderzoek eerder stopt dan in het onderzoeksprotocol is voorzien, dan moet je dit binnen 15 dagen melden bij de METC en voor geneesmiddelenonderzoek ook bij de bevoegde instantie, de CCMO. Stuur tevens een B7 EudraCT-formulier einde onderzoek naar de bevoegde instantie.
Aan de METC laat je weten wat de reden is om het onderzoek voortijdig te beëindigen. In de bijbehorende aanbiedingsbrief motiveer je de voortijdige beëindiging. Daarnaast vul je een B6 Formulier melding beëindiging studie van de CCMO in en voor geneesmiddelenonderzoek tevens een B7 EudraCT-formulier einde onderzoek. De melding zal in de commissie worden besproken. Mogelijk ontvang je naar aanleiding van deze bespreking nog een vraagbrief.
Bij een internationale studie, die wel in Nederland voortijdig is beëindigd, maar nog doorloopt in een of meerdere landen, moet je het formulier B7 EudraCT-formulier einde onderzoek nogmaals insturen als de studie wereldwijd stopt.
- Aanvullende informatie over het melden van een voortijdige beëindiging van klinisch onderzoek naar medische hulpmiddelen vind je hier: Voortijdige beëindiging.
Einde van het onderzoek
- Het einde van de studie heb je in het onderzoeksprotocol gedefinieerd. Meestal is dit de dag waarop de laatste meting bij de laatste proefpersoon in Nederland heeft plaatsgevonden. Bij een internationale studie meld je de einddatum in Nederland, ook als de studie in het buitenland nog doorloopt.
- Hiervoor moet je het 'formulier melden einde studie' B6 van de CCMO gebruiken en binnen 8 weken (56 dagen) na het einde van het onderzoek indienen. Voor geneesmiddelenonderzoek is dit binnen 90 dagen.
- Bij geneesmiddelenstudies moet je daarnaast het 'declaration end of trial' formulier (B7) indienen bij de bevoegde instantie (de CCMO) en bij de METC LDD. Bij een internationale studie, dien je het formulier B7 EudraCT-formulier einde onderzoek nogmaals in binnen 90 dagen na de wereldwijde einddatum, indien deze later is dan de Nederlandse einddatum.
- Aanvullende informatie over het melden van het einde van klinisch onderzoek naar medische hulpmiddelen vind je hier: Beëindiging conform onderzoeksprotocol
- Voor het doorgeven van de einddatum, dien je bij voorkeur het formulier ‘melden einde studie’ (B6) via ToetsingOnline in. De METC LDD krijgt automatisch hier een bericht van. Ook kun je - als je formulier niet in ToetsingOnline uploadt - deze mailen naar metc-ldd@lumc.nl. Dien het niet dubbel in.
Eindresultaten
Binnen een jaar na beëindiging van het onderzoek wereldwijd moet je een samenvatting van de studie resultaten indienen bij de METC LDD. Alles daarover lees je hier.
Binnen één jaar na het (voortijdig) afronden van je WMO-plichtig onderzoek verwacht de METC een samenvatting van de eindresultaten van het onderzoek. Tenzij in het protocol hiervoor een andere termijn is vastgelegd. De eindresultaten kunnen worden ingediend in de vorm van een publicatie, maar mag ook een samenvatting van het eindrapport zijn.
De eindresultaten kun je in pdf formaat uploaden via ToetsingOnline. Ongeveer 15 dagen na het uploaden worden deze resultaten openbaar gemaakt in het CCMO register.
Mocht het dossier al gesloten zijn, dan kan je via support@toetsingonline.nl een verzoek indienen om het dossier uit het archief te halen.
De CCMO heeft in een notitie aangegeven hoe zij vindt dat de samenvatting van de eindresultaten er uit moet zien. Het is handig om dit als richtlijn te gebruiken.