Tijdens de uitvoering van een studie kunnen wijzigingen of aanvullingen in de studie en/of in het onderzoeksdossier plaatsvinden. Deze wijzigingen leg je als amendement ter beoordeling voor aan de METC LDD.
Wijzigingen /amendementen
Volgens de CTR zijn wijzigingen in een dataveld of document in CTIS onder te verdelen in:
- een substantiële wijziging (artikel 2, lid 13);
- een niet-substantiële wijziging (wijzigingen buiten het toepassingsgebied van substantiële wijzigingen en wijzigingen die niet van belang zijn voor het toezicht op de geneesmiddelenstudie).
- een wijziging die van belang is voor het toezicht op de geneesmiddelenstudie (artikel 81, lid 9), wat een nieuw concept is binnen de CTR;
1. Substantiele wijzgingen (SM, substantial medifications)
Een substantiële wijziging is gedefinieerd als ‘een verandering van een aspect van de klinische proef die na de kennisgeving van het in de artikelen 8, 14, 19, 20 of 23 van de CTR bedoelde besluit wordt aangebracht en die wezenlijke gevolgen kan hebben voor de veiligheid of de rechten van de proefpersonen of voor de betrouwbaarheid en robuustheid van de in de klinische proef gegenereerde gegevens’.
Substantiële wijzigingen hebben effect op:
- de veiligheid van de proefpersoon
- de fysieke en psychische integriteit van de proefpersoon
- de wetenschappelijke waarde van het onderzoek
- de opzet en uitvoering van het onderzoek
- de kwaliteit/veiligheid van het geneesmiddel/placebo
De METC LDD neemt over deze amendementen een nader besluit.
2. Niet-substantiele wijzigingen (NSM, non substantial modifications)
Een niet-substantiële wijziging is een wijziging zonder wezenlijke gevolgen voor de veiligheid of de rechten van de proefpersonen en/of voor de betrouwbaarheid en robuustheid van de gegevens, en de informatie is niet noodzakelijk voor toezicht. Deze wijziging moet niet als zodanig worden gerapporteerd in CTIS. Niet-substantiële wijzigingen kunnen worden meegenomen in een volgende substantiële wijziging betreffende het deel van het onderzoeksdossier, waar de niet-substantiële wijziging op van toepassing is. De niet-substantiële wijzigingen moeten als zodanig worden vermeld in de begeleidende brief bij de aanvraag voor de eerstvolgende substantiële wijziging. De wijzigingen hoeven echter niet tot in detail te worden beschreven.
Ingeval de substantiële wijziging wordt afgewezen en de documenten met niet-substantiële wijzigingen worden geretourneerd, moeten deze wijzigingen opnieuw worden ingediend met de volgende aanvraag voor een substantiële wijziging. Intussen moeten de niet-substantiële wijzigingen worden opgenomen in de Trial Master File van de geneesmiddelenstudie en zo nodig op aanvraag beschikbaar worden gesteld voor inspectie.
3 Niet-substantiele wijzigingen die van belang is voor het toezicht op de geneesmiddelenstudie
Informatie over wijzigingen in de geneesmiddelenstudies die geen substantiële wijzigingen zijn maar wel van belang zijn voor het toezicht op de geneesmiddelenstudie door de betrokken lidstaten, moet in lijn met artikel 81, lid 9, van de CTR voortdurend door de opdrachtgever worden bijgewerkt in CTIS.
Let op
- De EU guidance voor geneesmiddelenonderzoek wordt gehanteerd om te bepalen of een amendement substantieel is
Een amendement indienen
- Het indienen van een amendement kan alleen als er geen lopende beoordeling in het dossier is. Wanneer een substantiële wijziging via CTIS wordt ingediend, moet worden aangegeven of de wijziging(en) effect heeft (hebben) op deel I, deel II of deel I+II van de studie.
- Bij elke substantiële wijziging moeten twee documenten worden ingediend die een overzicht geven van de wijzigingen: een aanbiedingsbrief (cover letter) en een beschrijving van de wijzigingen (modification description).
- Van de gewijzigde documenten dien je in pdf formaat een versie met track-changes en een definitieve versie in. Let op dat je versienummer en -datum in de bestandsnaam en in het document aanpast in zowel het definitieve document als in het document met track-changes.
Validatie en beoordeling
Het amendement wordt gevalideerd door de rapporterende lidstaat. De termijn is maximaal 21 dagen. Daarna vindt de beoordeling plaats. De rapporterende lidstaat heeft maximaal 38 dagen om een beoordelingsrapport op te stellen. Mochten er onduidelijkheden zijn, dan volgt een request for information (RFI) aan de sponsor. De sponsor heeft maximaal 12 dagen tijd om de gestelde vragen te beantwoorden. Tenslotte heeft de rapporterende lidstaat 19 dagen om een conclusie te trekken. De conclusie kan zijn
- de substantiële wijziging is aanvaardbaar;
- de substantiële wijziging is aanvaardbaar, mits aan specifieke, in die conclusie vermelde voorwaarden wordt voldaan;
- de substantiële wijziging is niet aanvaardbaar.
Binnen 5 dagen moet de METC het besluit in CTIS hebben gecommuniceerd.
Let op
Wanneer jouw onderzoek al wat langer loopt, kan het zijn dat in de tussentijd de modelinformatiebrief voor de proefpersoon is gewijzigd. Check bij een amendement altijd of de contactgegevens en alle informatie in de paragraaf 10 (Wat doen we met uw gegevens en lichaamsmateriaal?) nog up-to-date is. Deze laatste paragraaf uit de modelinformatiebrief moet in principe volledig in de informatiebrief zijn opgenomen.
Besluit
Net als bij het primaire oordeel van het onderzoek, ontvang je na afronden van de beoordeling een besluit van de commissie. Voor de uitvoering van een amendement is niet opnieuw toestemming van de Raad van Bestuur/Directie nodig.
Toevoegen van een lidstaat
In bewerking